segunda-feira, 31 de agosto de 2009

Urgência, Importância, Feudos e Processos

Uma atividade é urgente quando deve ser realizada imediatamente ou, na pior das hipóteses, tem uma data limite para ser realizada, e esta data está chegando. Uma atividade é importante quando está alinhada com suas prioridades e vai ajudá-lo a atingir algum objetivo que traçou para sua vida, sua carreira ou para os resultados de sua empresa. O cruzamento destes dois conceitos gera quatro zonas de atividades, a saber, as importantes e urgentes (zona I), as importantes e não urgentes (zona II), as não importantes e urgentes (zona III) e as não importantes e não urgentes (zona IV). Geralmente se diz que, evitando-se ao máximo as atividades da zona IV e tendo coragem de abandonar as da zona III, pode-se investir o tempo que sobra em atividades da zona II para evitar-se cada vez mais as da zona I, entrando-se assim em um círculo virtuoso de gestão do tempo. Aparentemente tudo isto faz muito sentido e na teoria é muito bonito. Existe um problema entretanto. Não basta ter coragem para abandonar as atividades da zona III. Elas, por serem urgentes, disfarçam-se de importantes e ganham a sua atenção. Mas como isso ocorre se elas não são importantes para mim?

Neste ponto há que se fazer uma nova reflexão. Muitas empresas - eu diria até que a esmagadora maioria - não estão organizadas por processos, mas sim por departamentos. Isso provoca a criação dos famosos feudos ou silos organizacionais, geralmente desconectados em termos de objetivos e metas. O que é importante para o departamento A, não necessariamente o é para o B, não tem nada que ver com as atividades do C, e assim por diante. Bom, se A, B e C não têm o mesmo foco, mas no final do dia devem interagir para entregar resultados, como será que um convence o outro de que o que planejou deve ser priorizado? Bingo! A resposta está na zona III. Se estão desconectados, muitas vezes o que é importante para um não é para o outro. Desta maneira, a estratégia inconsciente é criar o senso de urgência necessário para que a atividade seja priorizada pelo outro departamento. Espera um pouco, não é importante e virou urgência? Zona III.

O problema disso tudo é que geralmente a ferramenta utilizada para se criar o senso de urgência necessário para que a resistência seja eliminada é o apelo à hierarquia. É aí que a urgência se fantasia de importância e as coisas acontecem entre departamentos não alinhados. Se sincronizássemos a organização, de modo a enxergarmos a empresa como um conjunto de processos interligados, com o único objetivo de atender às necessidades de um cliente e trazer valor para a empresa, o que é importante para A seria importante para B e C e a pressão da zona III desapareceria na maior parte do tempo. Com este tempo liberado, investiríamos mais tempo na zona II, onde o verdadeiro valor é criado e cada vez mais nos livraríamos da loucura da zona I. Um mundo ideal, que é sonho de consumo de todo mundo que eu conheço. Só não aprendemos ainda a tirar esse sonho do papel.